Arsip Tanah Sulit Diakses, Hak Masyarakat Terancam Kehilangan Kepastian Hukum

RAJAMEDIA.CO – Jakarta – Akses terhadap arsip pertanahan menjadi perhatian mahasiswa Magister Kenotariatan Universitas Pancasila. Kesulitan memperoleh dokumen yang dibutuhkan untuk pembuktian sengketa tanah dinilai berpotensi menimbulkan persoalan kepastian hukum bagi masyarakat.
 

Mahasiswa Magister Kenotariatan Universitas Pancasila, Eros Rahmani Rifki, mengatakan masyarakat tidak hanya membutuhkan hak yang benar, tetapi juga bukti untuk mempertahankan dan membuktikan hak tersebut di hadapan hukum.
 

Hal itu disampaikannya di Jakarta, Sabtu (17/10/2026), menyikapi pemberitaan mengenai dugaan hambatan permohonan penggandaan arsip pertanahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Tangerang.
 

Menurut Eros, dugaan tersebut perlu ditempatkan secara proporsional sampai terdapat klarifikasi dan pemeriksaan yang memastikan fakta sebenarnya.
 

Namun, ia menilai persoalan akses arsip pertanahan perlu mendapat perhatian lebih luas karena dokumen tersebut dapat menjadi bagian penting dalam proses pembuktian sengketa tanah.
 

Arsip Pertanahan Bukan Sekadar Dokumen Administratif
 

Eros menjelaskan, arsip pertanahan memiliki fungsi penting untuk menelusuri riwayat hukum suatu bidang tanah. Dokumen seperti Akta Jual Beli (AJB), sertifikat, buku tanah, dan surat ukur dapat membantu menjelaskan transaksi, pendaftaran, serta perubahan data pertanahan.
 

AJB yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT), misalnya, mempunyai kedudukan penting sebagai bukti adanya perbuatan hukum jual beli dan menjadi dasar bagi proses pendaftaran perubahan data pertanahan.
 

Sementara itu, sertifikat merupakan alat bukti yang kuat mengenai data fisik dan data yuridis sepanjang sesuai dengan data dalam buku tanah dan surat ukur.
 

"Karena itu, menganggap arsip pertanahan semata-mata sebagai dokumen kantor adalah cara pandang yang terlalu sempit. Arsip pertanahan pada kondisi tertentu adalah bagian dari infrastruktur pembuktian hukum," kata Eros.
 

Menurutnya, ketika dokumen tersebut dibutuhkan dalam persidangan, kualitas pelayanan arsip pertanahan bersentuhan langsung dengan kepastian hukum masyarakat.
 

Hak Menggugat Harus Didukung Akses terhadap Bukti
 

Eros menegaskan, hak seseorang untuk mengajukan gugatan ke pengadilan tidak otomatis membuat orang tersebut mampu membuktikan dalil gugatannya.
 

Dalam sengketa tanah, seseorang mungkin memiliki AJB dan menguasai tanah secara fisik. Namun, ketika riwayat tanah dipersoalkan pihak lain, ia bisa membutuhkan dokumen administrasi yang tersimpan di kantor pertanahan.
 

Jika permohonan dokumen diajukan melalui prosedur yang jelas, masyarakat tentu dapat mengikuti ketentuan yang berlaku.
 

Persoalan muncul apabila tidak terdapat kejelasan mengenai status permohonan, jangka waktu pelayanan, alasan penundaan, atau dasar hukum penolakan.
 

"Masyarakat bukan hanya kehilangan waktu. Ia berpotensi kehilangan kepastian mengenai bagaimana ia harus membuktikan haknya," demikian substansi persoalan yang disoroti Eros.
 

Ia menilai akses terhadap dokumen yang relevan dengan sengketa tidak seharusnya dipandang sebagai persoalan sekunder, sebab dokumen tersebut dapat membantu seseorang menjelaskan dan mempertahankan haknya di hadapan pengadilan.
 

Transparansi Pelayanan, Bukan Membuka Semua Arsip
 

Mahasiswa lainnya, Nurhanto, mengingatkan bahwa kritik terhadap pelayanan pertanahan harus disampaikan secara proporsional.
 

Menurutnya, transparansi bukan berarti seluruh arsip pertanahan harus diberikan kepada siapa pun yang memintanya. Perlindungan data, kerahasiaan, keamanan arsip, dan pembatasan informasi tertentu tetap harus dihormati.
 

Namun, pembatasan akses harus disertai penjelasan yang jelas mengenai prosedur dan dasar hukumnya.
 

"Jika dokumen dapat diberikan, jelaskan prosedurnya. Jika hanya sebagian yang dapat diberikan, jelaskan bagian yang dapat diberikan. Jika dokumen tidak dapat diberikan, jelaskan dasar hukumnya," papar Nurhanto.
 

Ia menambahkan, masyarakat perlu memperoleh informasi mengenai tahapan permohonan dan mekanisme keberatan apabila permintaan dokumen tidak dapat dipenuhi.
 

Dengan demikian, pelayanan administrasi pertanahan tidak hanya berjalan sesuai prosedur, tetapi juga memberikan kepastian kepada pemohon.
 

BPN Tidak Hanya Mengurus Sertifikat
 

Nurhanto menjelaskan, fungsi administrasi pertanahan tidak terbatas pada penerbitan sertifikat. Pengelolaan data dan informasi pertanahan, pendaftaran tanah, serta penanganan masalah dan sengketa pertanahan juga merupakan bagian penting dari pelayanan tersebut.
 

Karena itu, kualitas pengelolaan arsip turut menentukan kualitas administrasi pertanahan.
 

Data yang tertib, aman, mudah ditelusuri, dan dapat diakses sesuai ketentuan akan membantu memberikan kepastian hukum kepada masyarakat.
 

Sebaliknya, ketidakjelasan dalam pengelolaan arsip dan pelayanan berpotensi membuat persoalan administratif berkembang menjadi persoalan hukum.
 

Ia menilai keberhasilan pelayanan pertanahan seharusnya tidak hanya diukur dari jumlah sertifikat yang diterbitkan atau berkas yang diselesaikan, tetapi juga dari kepastian proses yang diterima masyarakat.
 

Dalam sengketa tanah, persoalan akses dokumen bahkan dapat menimbulkan ketimpangan ketika salah satu pihak mengalami kesulitan memperoleh arsip yang relevan untuk pembuktian.
 

Meski demikian, penilaian terhadap alat bukti tetap menjadi kewenangan pengadilan sesuai mekanisme hukum yang berlaku.
 

Digitalisasi Harus Menjamin Kepastian Akses
 

Sementara itu, mahasiswa lainnya, Muhammad Raihan Fahlevi, mengatakan digitalisasi arsip pertanahan tidak cukup hanya dilakukan dengan memindai dokumen menjadi berkas elektronik.
 

Menurutnya, sistem digital harus mampu memastikan dokumen dapat ditemukan ketika dibutuhkan, riwayat perubahan data dapat ditelusuri, dan integritas dokumen tetap terjaga.
 

Selain itu, masyarakat perlu memiliki akses untuk memantau status permohonan arsip yang diajukan.
 

"Pertanyaan-pertanyaan tersebut jauh lebih penting daripada sekadar apakah dokumen sudah dipindai atau belum," ujar Raihan.
 

Ia menilai digitalisasi perlu diikuti pembenahan proses bisnis, standar operasional prosedur (SOP), serta mekanisme pelayanan yang transparan.
 

Sistem yang baik juga perlu memiliki rekam jejak penerimaan permohonan, tahapan pemrosesan, dan alasan apabila suatu permohonan mengalami penundaan atau tidak dapat dipenuhi.
 

Dugaan Hambatan Perlu Menjadi Momentum Evaluasi
 

Raihan mengatakan, apabila dugaan hambatan pelayanan arsip pertanahan di Kabupaten Tangerang terbukti terjadi, penyelesaiannya perlu diarahkan tidak hanya untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab, tetapi juga menemukan persoalan dalam sistem pelayanan.
 

Evaluasi dapat mencakup prosedur, kewenangan, ketersediaan arsip, sistem digital, sumber daya manusia, hingga koordinasi antarbagian.
 

Setiap permohonan, menurutnya, perlu memiliki rekam jejak yang jelas, mulai dari tanggal penerimaan, identitas permohonan, dokumen yang diminta, status proses, hingga keputusan akhir.
 

Sistem tersebut tidak hanya memberikan kepastian kepada masyarakat, tetapi juga melindungi institusi karena setiap tindakan petugas dapat ditelusuri secara administratif.
 

Jangan Biarkan Administrasi Menghambat Keadilan
 

Raihan menegaskan, sengketa tanah kerap menjadi perkara panjang yang membutuhkan waktu dan biaya besar. Karena itu, administrasi pertanahan seharusnya memberikan kepastian, bukan menambah ketidakpastian bagi masyarakat yang sedang memperjuangkan haknya.
 

Menurutnya, sertifikat, AJB, penguasaan fisik, dan riwayat administrasi tanah dapat memiliki peran dalam proses pembuktian sesuai konteks perkara dan penilaian pengadilan.
 

Ketika riwayat administrasi berada dalam penguasaan negara, pengelolaannya harus dilakukan secara tertib, aman, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
 

Pemberitaan mengenai dugaan hambatan permohonan penggandaan arsip pertanahan di Kabupaten Tangerang pun dinilai dapat menjadi momentum untuk mengevaluasi pelayanan.
 

"Ketika sengketa tanah masuk ke ruang sidang, arsip bukan lagi sekadar kertas. Ia bisa menjadi bagian dari bukti yang menentukan apakah seseorang mampu menjelaskan dan mempertahankan haknya," demikian Raihan.
 

Evaluasi pelayanan arsip pertanahan diharapkan dapat memperkuat kepastian prosedur dan akses masyarakat terhadap dokumen sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
 

RAJA MEDIA – Cepat, Tegas, Terpercaya.